Sistemas por un lado, Procesos por el otro..
11’2013
Es notable observar la
gran cantidad de PYMEs que, aún siendo de industrias diversas y de regiones
diferentes, comparten el mismo problema: sus
Sistemas de información no están alineados con sus Procesos actuales.
no es observada directamente por los damnificados sino que, al recurrir a
nuestro asesoramiento y manifestarnos los problemas que fácilmente reconocen
-infinitas tareas de control, muchísimas horas de sus empleados dedicadas a corregir
errores, diferencias de inventarios que se ajustan al físico pero que nadie
puede explicar su origen, “agujeros” en procesos clave tales como producción, entregas
o cobranzas, personal aburrido y desmotivado-, luego de un análisis de su situación,
vemos en general la misma base del iceberg: los Sistemas no están ajustados a
la realidad del Negocio.
Motivos del desacople
Según cada caso
particular, podemos encontrar muchas razones para esta nefasta coincidencia,
pero hay un hecho común que ayuda en gran medida a que esto se produzca: si hay
algo seguro que acontecerá en la historia de las compañías es que sus procesos
y su gente va a CAMBIAR. Los procesos cambian porque las compañías
evolucionan, se abren a nuevos mercados, incorporan otras líneas de productos y
la manera de comercializarlos, surgen nuevas regulaciones, reglas del mercado y
competencia, todo con mucha velocidad y sin dar tiempo muchas a veces a
“acomodarse” en el nuevo escenario. Los colaboradores cambian de empleador a un
ritmo que no es el del pasado: antes se decía que los empleados fieles “se
ponían la camiseta de la empresa” y conservaban sus puestos por muchísimos años;
hoy si un empleado está en una empresa por más de cinco años se lo mira como
bicho raro. Para colmo, en el segmento IT este fenómeno es aún mucho más
acentuado y uno de los principales problemas que manifiestan tener los CIOs
(Chief Information Officer o Gerentes de Sistemas) es la alta rotación de su
Capital Humano.
Además de otras razones,
el mix no atendido del inexorable CAMBIO + NO DOCUMENTACIÓN, provocan sin duda
que las compañías sufran mayores costos y esto se traduce en una baja de la
rentabilidad.
Conclusiones
Esta teoría puede estar
muy linda pero ¿cómo se arregla el problema?.
- El primer paso obviamente es el común
para la resolución de todos los problemas: hay que reconocer su
existencia, lo cual nos habilita a continuar con los pasos siguientes.
- La compañía debería hacer (con sus
recursos internos o con la colaboración de asesoría externa) una
identificación de los procesos y cómo encajan en su modelo de gestión,
asociado con la tecnología y con los recursos con los que cuenta; esto
permitiría detectar los desvíos y determinar los ajustes que habría que
hacer y dónde hacerlos. Esta construcción del “mapa de procesos” es lo que
permite establecer el grado de sistematización de la gestión y la
alineación de Procesos y Sistemas. Esta etapa puede en algunos casos
inferir la migración o implementación de un nuevo software de gestión
empresarial.
- Luego habría que definir las herramientas
para consolidar el Sistema de Gestión, estableciendo los indicadores que
permitan hacer mediciones para institucionalizar un seguimiento de todo el
proceso, que conduzca a la mejora continua.
Si la compañía tiene
problemas en sus procesos internos, no se debe contratar una solución ERP sin
hacer el análisis planteado, pensando que mágicamente los conflictos
desaparecerán al implementarlo. Si se cumplen los pasos indicados y se va por
la solución de software ERP con un
proveedor que se transforme en aliado estratégico del cliente, sin duda éste
estará permanentemente acompañado para afrontar los CAMBIOS y siempre contará
con la DOCUMENTACIÓN actualizada, con lo cual tendría resuelto los dos grandes
problemas planteados al comienzo.
El único pequeño gran tema es ¿Cuál es la mejor solución del mercado para
cada compañía? y aquí puede quedar abierto otro interesante tema de debate.
Por:
División Asesoría Estratégica de CEPRET
