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Los Sistemas “Heredados” o “Legacy Systems” son los que han sido desarrollados internamente a la medida de los requerimientos específicos de cada compañía y además suelen tener prolongados tiempos en operaciones.
Los Sistemas de “Planeamiento de Recursos Empresariales” o “ERP” son las aplicaciones informáticas desarrolladas por un proveedor de software que permite gestionar de manera integrada todos los procesos de Negocios de la organización.
La migración de los Legacy siempre implica una inversión de tiempo y recursos financieros significativos y, en consecuencia, muchas veces se impone la decisión de “no tocarlos”, para evitar alterar funciones esenciales del Negocio. Sin embargo, el hecho de no innovar muchas veces genera costos (visibles y ocultos), además de los riesgos crecientes por la obsolescencia, tanto del software como del hardware donde están instalados y en ejecución.
Con el tiempo han surgido opciones intermedias entre migrar o dejar todo como está, por ej. incorporando soluciones ERP a la compañía y generando interfases con los Legacy preexistentes. A veces este camino es inevitable y, mediante procesos que suelen realizarse en períodos de tiempo relativamente cortos, se logra que los procesos core del Negocio que descansan en los Legacy no se “toquen”, sino que “dialoguen” con el nuevo software.
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Obviamente que es imposible decir a priori que debe encararse la migración del Legacy al ERP en una compañía, sin antes hacer un completo análisis de la situación de sus procesos y sistemas, sus requerimientos futuros, la cultura y filosofía de la gente interviniente, la disponibilidad de recursos, tanto económicos como humanos y la decidida y continua predisposición de los mandos superiores para impulsar el proyecto, entre otros factores.
En el caso de los ERP, hay una clásica discusión en la industria respecto a si es mejor implementar una solución “vertical” enfocada en una industria particular, o si son mejores los productos “horizontales”, es decir genéricos y con la flexibilidad para adaptarse a los diferentes procesos de Negocios: en todos los casos y en cualquiera de las dos opciones, el punto clave es diseñar los sistemas pensando en los procesos internos y en la integración de la información de las distintas áreas.
Ventajas del ERP vs. Desarrollos a Medida
- Evita el enorme esfuerzo de desarrollo interno y la necesidad de contar con analistas programadores permanentemente actualizados para el desarrollo y mantenimiento posterior.
- Está absolutamente probado, es estandarizado, adaptado a la última legislación y cambios regulatorios; además siempre está documentado.
- Está siendo permanentemente enriquecido con las mejoras y agregados solicitados por la Industria; también facilita la conectividad con otros productos del mercado de IT.
- Genera una integración de los procesos de Negocios de la compañía. Además pueden acompañar a la empresa en sus cambios y transformaciones de manera más rápida.
- Posibilita un cálculo de la inversión con un mayor grado de precisión.
- Tiene fechas más precisas de su lanzamiento e implementación.
Desventajas del ERP vs. Desarrollos a Medida
1. El Negocio debe realizar adaptaciones y cambios en sus procesos para que el producto no salga demasiado del estándar.
2. Puede implicar importantes costos de implementación ante la necesidad de configuraciones y personalizaciones.
3. Se crea una dependencia hacia el proveedor externo de la solución.
4. Al contar con un producto estándar, en ciertos casos se pierde la exclusividad y la diferenciación del desarrollo propio versus el de la competencia comercial.
Conclusiones
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No hay dudas que la decisión de migrar los Legacy es muy difícil: si bien puede implicar enormes Beneficios, deben tomarse todas las precauciones para minimizar los Riesgos, teniendo en cuenta de manera prioritaria los siguientes aspectos:
- Como en todos los órdenes, la manera más fácil de equivocarse es generalizando. Para tomar la decisión, se debe analizar cada caso particular y aplicar siempre la premisa que el cambio no debe alterar los planes estratégicos de la compañía.
- Si se opta por la migración, minimizar los Riesgos haciendo un mapa de los mismos, calculando la probabilidad de su ocurrencia y el impacto asociado, las estrategias de mitigación y el plan de contingencia en el caso de su aparición.
- También considerar en el análisis al TCO (Total Cost Ownership) o Costo Total de Propiedad, que habrá de incluir a todos los costos involucrados: directos, indirectos, única vez, recurrentes, etc.
- Asumir que si se continúa utilizando el sistema heredado se elimina el riesgo del reemplazo, pero el mantenimiento del viejo sistema puede ser cada vez más costoso, y también riesgoso por la obsolescencia del software y la pérdida de recursos especializados.
- Asumir que si se opta por la migración, habrá una importante inversión de dinero y asignación de los recursos al proyecto, que algunos procesos del Negocio necesariamente habrán de cambiar, pero que muy probablemente la organización quedará mejor posicionada de cara al futuro.
Por: División Asesoría Estratégica de CEPRET
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